Ohjeita Loistoon

Tässä ohjeessa kerrotaan, mitä Loisto-laatutyökalu lippukunnalle tarkoittaa, ja miten sen voi saada. Ohjeessa kuvataan Loiston tavoite, arvioinnin vaiheet ja niihin valmistautuminen. Ohjetta täydentävät Loiston arviointikriteerit ja viestintämallit.

Loisto-laatutyökalun tavoitteena on kannustaa, haastaa ja tukea lippukuntia kehittämään toimintaansa monipuolisesti entistä laadukkaammaksi sekä tuoda toiminnan laatu näkyväksi ja tavoiteltavaksi. Loisto auttaa lippukuntia toiminnassa, jäsenhankinnassa, aikuisrekrytoinnissa, hallinnossa ja johtajien kehittämisessä. Tavoitteena on, että lippukunnat haluavat ja heillä on keinot tehdä parempaa partiota lippukunnan, ryhmän ja yksilön kannalta, partiomenetelmän mukaisesti. Loisto auttaa löytämään keinoja, joilla varmistetaan laadukas ja jatkuva partiotoiminta lippukunnassa.

Tärkeintä Loistossa on oman toiminnan arvioiminen ja kehittäminen, ei Loiston saavuttaminen. Kun toiminta on kehittymisen tuloksena saavuttanut Loisto-kriteerien mukaisen tason, tulee lippukunnasta Loistolippukunta. Loistolippukunnille tarjotaan ulkoisia tunnuksia sekä mahdollisuus käyttää Loistolippukunta-nimeä ja -materiaaleja omassa markkinoinnissaan.

Loiston avulla myös piiri saa luontevasti tietoa lippukuntien toimintatavoista ja tilasta. Samalla toiminnan laatu paranee, jäsenmäärä kasvaa, partiossaoloikä nousee, toimintamäärät kasvavat ja johtajisto kouluttautuu. Loiston saaneiden lippukuntien määrä kertoo myös piirin toiminnan laadusta.

Loisto on tarkoitettu lippukunnille, jotka itse haluavat osallistua arviointiin.

Arvioinnissa lähtökohtana on toiminnan arviointi suhteessa yhteisesti sovittuihin kasvatustavoitteisiin, partion arvopohjaan, partio-ohjelmaan ja partiomenetelmään sekä toiminnan riittävä tasalaatuisuus. Vaikka lippukunta ei saisikaan Loistoa, ei se välttämättä kerro toiminnan huonoudesta. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi, jos lippukunnan käyttämä partio-ohjelma poikkeaa olennaisesti nykyisestä Suomen Partiolaisten partio-ohjelmasta, tai lippukunta ei noudata toiminnassaan partiomenetelmää. Luonnollisesti ohjelman soveltaminen, toiminnan sopeuttaminen toimintaympäristöön ja lippukunnan perinteiden noudattaminen eivät estä Loiston myöntämistä, kunhan olennaiset yhteisesti sovitut periaatteet ja elementit on huomioitu.

Loiston avulla arvioidaan koko lippukunnan ja sen toimintaryhmien toiminnan laatua lippukunnan, toimintaryhmien ja yksittäisen partiolaisen näkökulmista. Kriteerit on jaoteltu neljään osaan: yhteisöllisyys ja yksilöllisyys, partio-ohjelman toteuttaminen, laadukas johtaminen sekä lippukunnan viestintä ja organisointi.

Loisto-arviointia pyydetään lähettämällä sähköpostia piiritoimistolle osoitteella loistolippukunta @ partio.fi [poista ylimääräiset välilyönnit osoitteesta]. Ennen yhteydenottoa kannattaa käydä läpi tämä lippukunnan ohje ja arviointikriteerit. Näiden pohjalta kannattaa miettiä, miksi lippukunta haluaa Loiston ja miten kriteerit näkyvät sen toiminnassa.

Ennen Loistoa kannattaa myös käydä keskustelu lippukuntavalmentajan kanssa ja miettiä mahdollisia kehityskohteita lippukunnan toiminnan laadun parantamiseksi. Suositeltavaa on, että Loistoarviointi tehdään vasta, kun lippukunnalla on ollut riittävästi aikaa toteuttaa tekemäänsä kehitysohjelmaa.

Piirin loistojaosto nimeää lippukunnalle loistomestarin. Loistomestari on yhteydessä lippukuntaan ja sopii arvioinnin jatkotoimenpiteistä.

Loistomestarin kanssa käydään ennakkokeskustelu. Keskustelun tavoitteena on varmistaa, että molemmat osapuolet ymmärtävät lippukunnan tilanteen yleistasolla, arvioinnin tarkoituksen ja sen kulun, sekä sopia käytännön järjestelyistä.

Ennakkokeskustelussa:

  • kartoitetaan lippukunnan tilanne yleisesti sekä lippukunnan tavoitteet arvioinnille
  • kartoitetaan lippukunnan tekemät kehittämistoimenpiteet ja itsearvioinnit (esim. Kehittyvä lippukunta)
  • käydään läpi arvioinnin tavoitteet ja vaiheet
  • pyydetään lippukuntaa lähettämään materiaalia loistovartiolle ennakkoon
  • kartoitetaan sopivaa ajankohtaa ja tilaisuutta lippukuntavierailulle
  • sovitaan ennakkokyselyn toteuttamisesta

Ennakkokeskustelussa loistomestarin kanssa sovitaan mitä materiaaleja loistovartiolle toimitetaan ennen lippukuntavierailua. Näihin voivat kuulua esimerkiksi:

Ikäkausista:

  • ryhmien toimintasuunnitelmia eri ikäkausien ryhmistä kuluvalta toimintavuodelta niin, että kaikki ikäkaudet
  • tulevat edustetuksi
  • valokuvia tms. muutaman ryhmän säännöistä
  • ikäkausitapahtumien toimintasuunnitelmia

Johtamisesta:

  • hyväksytyt lippukunnan säännöt
  • toimintasuunnitelma ja toimintakalenteri kahdelta viime vuodelta
  • talousarvio kahdelta viime vuodelta
  • kaksi viimeistä toimintakertomusta ja tilinpäätöstä (pitkä tuloslaskelma ja tase)
  • vuosikokousten pöytäkirjat (kevät ja syksy) kuluvalta vuodelta ja edelliseltä (tai kahdelta edelliseltä)
  • viimeiset viisi hallituksen ja/tai johtajiston kokousten pöytäkirjoja
  • pestilista (ja organisaatiokaavio jos on)
  • johtokolmikon pestikuvaukset sekä pestikeskustelupohja, jos sellainen on
  • koulutussuunnitelma
  • turvallisuussuunnitelmia tapahtumista, ainakin lpk:n leiristä

Jos löytyy:

  • lippukunnan tekemät arvioinnit ja kehitystoimenpiteet
  • lippukunnan ”johtajaopas”
  • talousohje
  • joku vanhemmille jaettava materiaali
  • lippukuntalehti
  • viestintäsuunnitelma
  • muuta materiaalia, joka avaa lippukunnan toimintaa
  • Kerää materiaalit hyvissä ajoin ja lähetä ne loistomestarille sovittuun päivämäärään mennessä, jotta loistovartio ehtii perehtyä asiakirjoihin hyvissä ajoin ennen arviointia. Kannattaa käydä materiaalit läpi myös lippukunnassa.

Toivottavaa olisi, että mahdollisimman moni lippukunnan jäsenistä olisi arviointitilaisuudessa paikalla, erityisesti samoaja- ja vaeltajaikäiset sekä aikuiset. Jäsenten lisäksi myös jäsenten vanhemmat voi kutsua paikalle. Tiedottaminen tilaisuudesta kannattaa aloittaa ajoissa. Tämän oppaan liitteenä olevaa viestintäpohjaa voi käyttää esimerkiksi lippukuntalehdessä tai tiedotteena jäsenille ja heidän vanhemmilleen.

Jäsenistölle ja heidän vanhemmilleen kannattaa viestiä mistä Loistossa on kyse, mitä se tarkoittaa lippukunnalle ja mitä arvioinnista seuraa.

Loistomestarin kanssa sovitaan, miten lippukunnassa toteutetaan ennakkokysely. Ennakkokysely on tarkoitettu lippukunnan sudenpentu-, seikkailija- ja tarpojaikäisille jäsenille sekä heidän vanhemmilleen. Ennakkokyselyn tarkoituksena on selvittää jäsenistön ja vanhempien mielipiteitä lippukunnan ja oman ryhmän toiminnasta. Kysymykset ennakkokyselyssä ovat luonteeltaan sellaisia, mitä ei pystytä selvittämään ennakkomateriaalien ja arviointikeskustelun perusteella. Kyselyyn vastaamisen takaraja on yleensä reilua viikkoa ennen lippukuntavierailua. Samoajien, vaeltajien ja aikuisten osalta palaute kerätään lippukuntavierailun aikana.

Lippukunnassa vierailee loistovartio, joka koostuu 3–4 henkilöstä. Ryhmään voi kuulua esimerkiksi piiriluottiksia, toisten lippukuntien johtajia, piirin toimiston työntekijöitä tai muita partioaktiiveja. Kaikki ryhmän jäsenet ovat perehdytettyjä tehtäväänsä. Arvioinnista vastaava loistomestari on saanut tehtäväänsä laajemman koulutuksen.

Lippukuntavierailun aikana loistovartio tekee todellisen arvioinnin. Vierailu voidaan järjestää joko arki-iltana tai viikonloppuna ja se kestää 3 tuntia. Arviointi voidaan tehdä joko kololla tai muussa kokoustilassa, tai esimerkiksi lippukunnan retkellä tai leirillä. Tavoitteena on, että lippukunnan johtajisto osallistuu vierailuun laajasti ja paikalla on vähintään hallituksen jäseniä, ryhmien johtajia ja muissa lippukunnan tehtävissä toimivia. Myös lippukunnan jäsenet etenkin vanhemmissa ikäkausissa, jäsenten vanhemmat ja mahdolliset taustayhteisöjen edustajat kutsutaan ja ovat tervetulleita tilaisuuteen.

Lippukuntavierailu on luonteeltaan keskusteleva, ei kuulusteleva. Tarkoituksena on vapaamuotoisesti keskustellen käydä läpi lippukunnan toimintaa. Loistovartio ohjaa keskustelua, huolehtii, että kaikkia arvioitavia alueita käsitellään riittävän laajasti, ja että kaikki tilaisuuteen osallistuvat pääsevät ääneen. Parhaimmillaan keskustelu on tiedon jakamista avoimesti ja läpinäkyvästi, ei pyrkimystä ”selviytyä” arvioinnista tai etsiä virheitä.

Tavoitteena on, että lippukuntavierailun aikana ei keskitytä papereihin, vaan loistovartio on perehtynyt niihin jo etukäteen. Ennakkoon lähetetyt materiaalit ja kyselyt toimivat keskustelun pohjana.

Keskustelun aikana loistovartio tukee ja ohjaa lippukuntaa sen omassa kehityksessä tarjoamalla uusia näkökulmia sekä lippukunnan tarpeisiin sopivia piirin palveluita ja tukea. Lippukuntavierailu päätetään palautteenantoon. Molemmat osapuolet antavat palautetta arviointikeskustelusta. Arvioinnin lopussa lippukunta voi myös antaa palautetta piirille, jonka Loistovartio toimittaa eteenpäin.

Varaa tila lippukuntavierailuun ajoissa, ota huomioon, että tila on riittävän suuri, jotta kaikki halukkaat pääsevät osallistumaan. Tilaisuuden vastuita voi jakaa koko lippukunnan kesken.

Loistovartio kokoontuu mahdollisimman pian lippukuntavierailun jälkeen ja käy läpi lippukunnan tilan ja kehityksen ennakkoon saatujen materiaalien sekä lippukuntavierailun keskustelujen perusteella, arviointikriteerien pohjalta. Loistovartio laatii lyhyen raportin, jossa käydään läpi arviointikriteerien täyttyminen sekä listataan lippukunnan vahvuudet, loistovartion kehitysehdotukset ja poikkeamat laatukriteereistä. Raporttiin kirjataan myös arvio lippukunnan toiminnan tasosta kullakin arvioinnin osa-alueella asteikolla ei täytä kaikkia kriteereitä – riittävä – hyvä – erinomainen.

Loistomestari tekee loistovartion kanssa käydyn keskustelun pohjalta päätöksen Loiston myöntämisestä ja kirjaa päätöksensä raporttiin. Tarvittaessa loistomestari voi pyytää tukea päätöksentekoon piirin loistojaostolta. Päätös voi olla joko myönteinen, ehdollinen tai kielteinen. Jos päätös on ehdollinen, kirjataan raporttiin myös toimenpiteet, jotka lippukunnan tulee toteuttaa ennen Loiston myöntämistä.

Loistomestari on yhteydessä lippukunnanjohtajaan arviointiraportin valmistuttua ja käy läpi arviointiraportin tulokset. Tämän jälkeen raportin luonnos toimitetaan lippukunnanjohtajalle kommentoitavaksi ja tehdään tarvittavat korjaukset. Tarvittaessa lippukunnasta voi olla mukana useita osallistujia tai loistomestari voi käydä raportin läpi koko johtajiston kanssa. 

Päätöksen ollessa on myönteinen, lippukunta voi julkistaa asian haluamallaan tavalla ja alkaa käyttää tunnuksia heti. Varsinaiset Loistot jaetaan ja julkistetaan piirin puolesta piirin kevät- ja syyskokouksessa. Päätöksen ollessa ehdollinen, sovitaan seuraavista vaiheista ja tavasta, jolla korjaavien toimenpiteiden toteutus varmistetaan. Aikaa korjaavien toimenpiteiden toteuttamiseen ja raportoimiseen on kuusi kuukautta raportin toimittamisesta.

Päätöksen ollessa kielteinen annetaan lippukunnalle tukea kehittymisessään ja tarvittaessa sovitaan, miten ja milloin arviointi uusitaan.

Loistomestari toimittaa raportin ja yhteenvedon sovituista jatkotoimenpiteistä lippukunnalle, lippukunnan valmentajille, piirin loistojaostolle ja piiritoimistolle. Hänen vastuullaan on myös huolehtia, että piirin luottikset ja työntekijät saavat tarvittavat tiedot lippukunnan tukitarpeista sekä sovituista tukitoimista. Lippukunnan tulee pitää seuraavan kuukauden kuluessa lippukunnan kehitysilta kehityskohteiden pohjalta sekä tehdä kaksivuotissuunnitelma kehityskohteiden parantamiseksi ja asettaa kehityskohteille vastuuhenkilöt.

Raportit ja arviointien tulokset ovat avoimia piirin luottiksille ja työntekijöille, jotta piiri voi hyödyntää tuloksia lippukuntien tukemisessa. Piirissä käydään säännöllisesti läpi arviointiraportit, niiden keskeiset havainnot ja tarvittavat toimenpiteet.

Loisto on voimassa kolme vuotta myöntämispäivästä. Ennen sen vanhenemista, lippukunta on yhteydessä piiriin ja pyytää arvioinnin uusimista. Myös uusinta-arviointi toteutetaan näiden samojen periaatteiden mukaisesti. Vuosien varrella myös Loisto kehittyy, joten kriteerit voivat muuttua ennen seuraavaa kertaa.

Erityisessä poikkeustapauksessa piirihallitus voi päättää Loiston perumisesta sen voimassaoloaikana. Peruminen edellyttää huomattavaa, toistuvaa ja poikkeuksellista Loiston periaatteiden ja kriteerien rikkomista