Joka vuosi lippukunnissa pohditaan, kuinka ryhmät saataisiin täyteen innokkaita partiolaisia ja koronavuonna uusien jäsenten löytäminen on ollut monelle varmasti haastavaa. Partiolippukunta Tervaksentekijät järjestivät partiosta kiinnostuneille esittelytilaisuuden, jonka tavoitteena oli löytää uusia partiolaisia lippukuntaan.
Kun syksyllä nopeasti tiukentuneet koronarajoitukset peruivat Tervaksentekijöiden perinteisen aloitustapahtuman, jäsenhakemusten lukumäärä jäi hyvin pieneksi. Ajan kuluessa koronarajoitukset helpottivat ja alettiin miettimään kuinka lippukunta voisi saada uusia jäseniä mukaan toimintaan. Tervaksentekijät päätyivät pitämään esittelytilaisuuden kaikille partiosta kiinnostuneille lapsille, kuin myös aikuisille.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Onnistuneen markkinointitapahtuman tekeminen on helppoa, kunhan kaiken suunnittelee huolellisesti etukäteen. Suunnittelu alkaa päivämäärän päättämisellä. Vaikka ex tempore markkinointitapahtuman järjestäminen voi kuulostaa hyvältä idealta, niin kannattaa päivämäärä asettaa vähintään kahden viikon päähän. Aika on oleellista markkinoinnin kannalta, sillä tapahtuma tarvitsee hyvin aikaa, jotta se tavoittaa kaikki kiinnostuneet. Tervaksentekijät päättivät päivämäärän esittelytilaisuudelle neljä viikkoa etukäteen, tämä antoi lippukunnalle hyvin aikaa tapahtuman suunnittelua ja valmisteluja varten.
Mielenkiintoinen ohjelma pitää kiinnostuksen korkealla
Kun suunnitellaan markkinointitapahtumaa kaikille ikäluokille, tulee se ottaa huomioon ohjelmaa miettiessä. Markkinointitapahtuman ohjelma ei tarvitse olla monimutkaista, vaan usein yksinkertaisimmatkin asiat toimivat hyvin yleisölle. Tapahtumaa varten kannattaa hankkia erilaisia pihapelejä, sillä ne ovat helppoja eivätkä ne tarvitse suurta valmistelua.
Tervaksentekijöiden esittelytilaisuudessa pelattiin piiriltä lainattuja pihapelejä ja paistettiin vaahtokarkkeja nuotiolla. Myös lippukunnan tarpojat ja samoajat järjestivät halukkaille partiosta tuttuja leikkejä. Pihapelit ja leikit kiinnostivat selkeästi perheen nuorimpia ja taas hieman vanhemmille lapsille olivat vaahtokarkit ja pihapelit sopivimmat. Lippukunnan johtajat olivat paikalla vastaamassa aikuisten kysymyksiin ja samalla he esittelivät lippukunnan aikuistoimintaa.
Laajalla markkinoinnilla väkeä paikalle
Kun tapahtuma päätetään järjestää, tulee sitä markkinoida, jotta kaikki kiinnostuneet löytäisivät paikalle. Markkinointiin kannattaa käyttää hetki aikaa, sillä jo pienellä panostuksella tulee usein parempaa jälkeä, kuin ei panostaisi yhtään. Kokosimme alle Tervaksentekijöiden tapahtumaa suunnitellessa käytetyt menetelmät.
- Usko sosiaalisen median voimaan! Some on nykypäivänä hyvä työkalu, sillä suurin osa ihmisistä on somessa. Käytäthän monipuolisesti kaikkia lippukunnan kanavia, unohtamatta alueesi Facebook -ryhmää. Facebook -ryhmät tavoittavat suuren määrän yleisöä ja täysin ilmaiseksi.
- Aikatauluta markkinointi. Markkinointi kannattaa tehdä suunnitellusti, sillä jos kaiken laittaa samaan aikaan voi ihmiselle tulla liikaa informaatiota ja se voi unohtua. Markkinointitapahtuma kannattaa ilmoittaa ensimmäisen kerran 2-3 viikkoa etukäteen, sillä silloin se on kaikille kiinnostuneille tiedossa. Toisen mainoksen voi laittaa esimerkiksi puolitoista viikkoa etukäteen ja kolmannen mainoksen muutamaa päivää ennen tapahtumaa. Näin mainostus tapahtuu tasaiseen tahtiin ja se luultavasti tavoittaa monta ihmistä.
- Fyysinen mainos toimii aina. Muistakaa silti tehdä tapahtumasta tulostettu mainos. Sen voi kiinnittää lähikaupan mainostaululle ja kolon ikkunaan.
- Mainosta lippukuntalaisille. Tehkää tapahtumasta samalla lippukunnan jäsenille mahdollisuus tavata toisiaan ja tuoda uusia kavereita mukaan kevyellä kynnyksellä. Kannattaa siis laittaa myös tieto sähköpostilla lippukunnan jäsenille ja vinkata tuomaan uusi kaveri mukaan.
Tee tapahtumasta lippukunnan yhteinen kokoontuminen
Mikä parempi tapa hyödyntää markkinointitapahtuma, kuin kutsua kaikki lippukunnan jäsenet mukaan! Lippukunnan jäsenet ovat tapahtumassa vain hyödyksi, sillä he ovat aitoja esimerkkejä partiosta. Samalla partiolaiset pääsevät tapaamaan toisiaan, sekä tulevien ryhmäläisten on myös helppo tutustua tulevaan ryhmään, kun ryhmäläisiä on tapahtumassa paikalla. Väenpaljous voi myös houkutella ohikulkijoita poikkeamaan katsomassa menoa ja meininkiä. Tervaksentekijöiden tapahtumassa reippaat partiolaiset pelasivat yhdessä ei-vielä-partiolaisten kanssa pihapelejä, jakoivat vaahtokarkkeja ja auttoivat niiden paistossa, leikittivät kaikkia halukkaita perinteisillä leikeillä, sekä kertoivat omia kokemuksiaan partiosta.
Partio näkyväksi tapahtuman aikana
Tapahtumasta kannattaa tehdä houkutteleva ja mieleenpainuva, mutta miten? Tervaksentekijät lainasivat piiriltä lippukunnille tarkoitettuja markkinointimateriaaleja, kuten banderolleja, pisaraliput, sekä pop-up teltan. Nämä herättävät hyvin huomiota, kun ihmisiä kävelee tapahtuman ohi. Jotta partio jäisi mahdollisimman monelle mieleen, Tervaksentekijät jakoivat tapahtumassa erilaisia esitteitä partiosta, sekä heijastinkampanjan heijastimia. Perheen pienimmille annettiin mukaan myös tarroja.
Tapahtumapäivänä muista nämä
Kun kauan odotettu tapahtumapäivä tulee, niin muistathan vielä muutaman asian.
- Lippukunnan someen on vielä hyvä lisätä muistutus päivän tapahtumasta.
- Saapukaa tapahtumapaikalle ajoissa valmistelemaan kaikki valmiiksi tulijoita varten. Kun tulee ajoissa, kerkeää vielä huomaamaan viime hetken puuteet.
- Jakakaa johtajille roolit. Kun jaatte kaikille johtajille tietyt roolit, pysyy homma selkeänä. Yksi vastaa esimerkiksi esitteiden ja materiaalien jakamisesta, toinen nuotioista, kolmas pihapeleistä ja neljäs partion esittelemisestä paikalle tulijoista. Selkeät roolit auttaa pitämään tapahtuman selkeänä, mutta myös joustaminen rooleista kannattaa.
- Huomioikaa kaikki kävijät. Jokainen tapahtumassa käynyt on potentiaalinen partiolainen, joten ketään ei kannata jättää huomiotta. Esitelkää siis rohkeasti toimintaanne ja jättäkää kaikille yhteystietonne yhteydenottoa varten. Mahdollisuuksien mukaan voitte myös täyttää jäsenhakemuksia paikan päällä.
- Pitäkää hauskaa! Muistakaa pitää tapahtuma rentona ja kivana ennen kaikkea itsellenne.
Tervaksentekijöiden tapahtuma oli menestys, sillä lippukunta sai mukaan monta innokasta partiolaista. On hyvä muistaa, vaikka tapahtumasta ei tulisi yhtäkään uutta jäsentä, on silti hyvä tuoda partiota esille, sillä näkyvyys on aina paras keino markkinoida partiota.
Milloin teidän lippukuntanne järjestää markkinointitapahtuman?
