Tarkistuslista

Staabin kokoontumiskutsu

• Lähetä kutsu staabin ensimmäiseen kokoukseen esimerkiksi sähköpostitse. Kutsuun on hyvä liittää materiaalia tutustuttavaksi ennakkoon (esimerkiksi moduulit, ikäkauden kasvatustavoitteet, jne.) ja ensimmäisen tapaamisen tavoite.
• Ohjeista myös staabi ilmoittautumaan tapahtumaan Kuksassa.

Ensimmäinen staabin kokous

• Kurssin/tapahtuman peruslähtökohdat
• Suunnitteluprosessin kulku ja aikatauluista sopiminen
• Kokousajankohdat
• Kurssi/tapahtumapaikkaan perehtyminen
• Onko tapahtumalla Helppo tulla -tunnus? Varmista, että luvatut asiat toteutuvat.
• Kurssin muonittajat
• Staabin yhteiset tavoitteet

Paikka ja toisen kokouksen valmistelu

• Tutustuminen kurssipaikkaan on hyvä tehdä, jos paikka on ennestään vieras.
• Listaa asiat, jotka on syytä varmistaa paikkaan liittyen (esim. polttopuut, nuotiopaikka, muonitustilat, saunatilat, maasto, kartta, juomavesi, tms.)
• Jos tapahtuma tarvitsee lupia (esim. yleisötapahtumailmoitus), varmista, että luvat haetaan. Toimistolta saat apua lupien hakemiseen.
• Tee 2. kokoukseen valmiiksi ehdotelma koulutusten aihekokonaisuuksien sisällöstä
• Tsekkaa onko tarvetta: listata valmiiksi ehdotus vartiojakoon tai onko jotain erityistä huomioitavaa aikatauluvaatimuksiin (oheisohjelmat, retket jne) tai budjettiin vaikuttaviin tekijöihin

Toinen staabin kokous

• Koulutusosuuksien jako kouluttajille
• Ennakkotehtävien ja muiden oheisohjelmien rungon ideointi
• Kurssivartiojaosta ja vartioiden kummeista päättäminen
• Suunnitelkaa miten keräätte koulutusrupeamista ja tapahtumasta palautetta. Kysy valmis pohja pestaajaltasi tai työntekijältä.

Budjetti ja ohjelmarunko

• Tarkista budjetti yhteistyössä toiminnanalan työntekijän kanssa.
• Tee kurssin ohjelmarunko, jossa on listattu koulutusrupeamat ja niiden aiheet, kussakin rupeamassa käytetyt menetelmät sekä suunniteltu ajankäyttö. Toimita ohjelma myös työntekijälle.
• Tee kurssikirje valmiiksi toimistolle postitettavaksi (sähköinen) viimeistään 3 viikkoa ennen tapahtumaa.
• Tsekkaa muonittajien kanssa mahdolliset ruokatoiveet ja aikataulu.
• Mikäli haluat jotain tavaroita (esim. EA-laukku, kurssimateriaalit) toimistolta, sovi asiasta työntekijän kanssa

Staabin kolmas kokous

• Rupeamasuunnitelmien läpikäynti.
• Muut ohjelmat.
• Oliko ennakkotehtäviä tai muita ennakkovalmisteluja, onko kurssilaisilta /tapahtumaan osallistuvilta tullut kysymyksiä tai kommentteja, joita on tarve käydä yhdessä läpi.
• Sovi avainten noudosta.
• Tsekkaa haluamanne materiaalitilaus partiotoimiston kanssa.

Pikapalaute ja kiitos

• Vahvista tapahtumaan osallistuneet ja ilmoita mahdolliset poissaolot Partiotoimistolle. Piirin työntekijä päivittää lisää koulutuksen suorittaneille kurssimerkinnät Kuksaan ja hoitaa mahdolliset todistukset kurssin suorittaneille.
• Lähetä sähköpostitse kiitosta ja kehuja kouluttajillesi. Kertaa samalla tapahtuman/kurssin jälkeinen aikataulu (esim. palautetapaamisen ajankohta).
• Pj-kurssien osalta: sovi kummien/ohjaajien toimintatapa jälkijunassa kurssinsa suorittavien osalta: kuka jakaa tunnukset, kuinka usein tulee kysellä kurssilaisten perään.
• Muistuta staabia kululaskuista ja tee oma kululaskusi.

• Tee loppuarviointi yhdessä staabin kanssa.
• Tuhoa tapahtuman osallistujalistat, mikäli olet tulostanut tai tallentanut sellaisia esimerkiksi tietokoneellesi. Tarpeelliset tiedot jäävät talteen Kuksaan, josta ne löytyvät tarvittaessa.
• Kokoa kurssimateriaali talteen (esim. kurssikansio Jemmaan).