Miten hoituvat koulutusten tai tapahtumien käytännön järjestelyt. Mihin asioihin saat apua ja tukea Partiotoimistolta. Mitä pitää muistaa koulutuksen/tapahtuman jälkeen.
Partiotoimistolta tukea järjestelyihin
Toimisto mm.
- Varaa tapahtumapaikan sopimuksen mukaan
- Auttaa tarvittavien lupien kanssa
- Hankkii ja tulostaa sovitut kurssimateriaalit
- Tukee koulutuksen ja tapahtuman talouden hallinnassa
- Toimittaa tarvittavat tiedot Opintokeskus Sivikselle
- Huolehtii todistukset Opintokeskus Siviksestä
- Lisää kurssien suoritusmerkinnät Kuksaan
Työntekijä ei pestaa staabilaisia tai valmistele kurssirupeamien sisältöjä.
Partiotoimisto tukee luottiksia onnistumaan tehtävässään. Yleensä kannattaa sopia ja varmistaa hyvissä ajoin, miten yhteistyö ja tuki hoituu, eikä vain olettaa asioiden hoituvan itsestään. Huomioithan, että työntekijäsi ei ole paikalla Partiotoimistolla joka päivä.
Tapahtuman johtaja mm.
- Pestaa staabin ja vastaa tapahtuman sisällöstä ja sen toteutuksesta
- Pestaa muonittajan esim. yhteistyössä Täplä Cateringin kanssa
- Vastaa siitä, että kurssilla tai tapahtumalla on käytössä Helppo tulla -tunnus ja Turvallisemman tilan periaatteet
- Varaa halutessaan kokoustilat toimistolta ja hoitaa staabinsa kanssa kokoustarjoilut
- Vastaa tapahtuman/kurssin budjetista ja siinä pysymisestä
- Laatii osallistujille tapahtuma/kurssikirjeen, jonka työntekijä lähettää osallistujalle
- Tilaa ja sopii vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa tapahtumassa/kurssilla jaettavat materiaalit kuten paperimateriaalit, kirjat ja kurssimonisteet toiminnanalan työntekijältä
- Kerää tarvittavat varusteet sekä huoltaa ja palauttaa ne yhdessä staabinsa kanssa
- Valmistelee staabin kokoukset
- Laatii kokousmuistiot
- Vastaa siitä, että koulutusmateriaalit tulee talteen Jemmaan seuraavia tapahtumia ja kursseja varten
Tapahtumapaikka
Tapahtumapaikan varaamisesta kannattaa sopia yhdessä työntekijän kanssa. Usealle leirikeskukselle yms. on olemassa sopimushinta, jonka vuoksi useat varaukset tehdään keskitetysti. Jos sinulla on toivepaikka tapahtuman pitämiseksi, niin keskustele asiasta työntekijäsi kanssa. Piirin omien tilojen ja paikkojen käyttöä suositaan ja alueellista tasapuolisuutta korostetaan.
Budjetti
Tapahtuman budjetti laaditaan hyvissä ajoin edeltävänä vuonna ko. tapahtumaan liittyvässä ryhmässä tai jaostossa piirin talousohjeen mukaisesti. Tavoitteena on ”nollatulos” eli että tapahtumasta perittävät osallistumismaksut kattavat kaikki tapahtumaan liittyvät kulut. Piirin syyskokous vahvistaa budjetin ja sen jälkeen voit pyytää tapahtumasi hyväksytyn budjetin toimistolta oman toiminnanalasi työntekijältä. Ennen tapahtumaa esim. pestaamisen yhteydessä budjetti on hyvä käydä pestaajan vielä läpi ja tarpeen mukaan tarkentaa yhdessä työntekijän kanssa.
Tarkista ajantasaiset budjetointiohjeet sekä matka- ja kulukorvausten perusteet piirin nettisivuilta tai Jemmasta tai kysy lisätietoja toimistolta.
Kriisin sattuessa
Jos tapahtumassa sattuu jokin äkillinen, normaalista poikkeava tilanne, on piirin kriisiryhmä apunanne. Äkillisissä ja kiireellisissä kriisitilanteissa ota tarvittaessa ensin yhteys hätänumeroon 112 ja soita sen jälkeen piirin päivystävään numeroon: 050 3110 940 (24/7).
Tutustu piirin kriisisuunnitelmaan.
Kurssin tai tapahtuman jälkeen
Kulujen tilitys
Tapahtumasta syntyneet kululaskut toimitetaan kululasku.partio.fi -järjestelmän kautta kahden viikon kuluessa.
Kurssinjohtajan on kuitenkin tärkeää tietää laskutettavista kuluista jo tapahtuman/kurssin aikana, jotta budjettiseurantaa on mahdollisuus toteuttaa. Kaksi- tai useampiosaisilla kursseilla kululaskut on toimitettava kunkin osan jälkeen.
Osallistujalistat
Vahvista tapahtumaan osallistuneet ja ilmoita mahdolliset poissaolot Partiotoimistolle. Tuhoa tapahtuman osallistujalistat, mikäli olet tulostanut tai tallentanut sellaisia esimerkiksi tietokoneellesi. Tarpeelliset tiedot jäävät talteen Kuksaan, josta ne löytyvät tarvittaessa.
Tekijäpalaute
Kurssin tai tapahtuman jälkeen on aika arvioida, täyttyivätkö asetetut tavoitteet ja kuinka järjestelyt onnistuivat. Palautekokous kannattaa pitää vasta jonkin ajan kuluttua tapahtumasta. Pienen ajan kuluttua asiat ovat vielä tuoreessa muistissa, mutta yksityiskohdat ovat asettuneet oikeampiin mittasuhteisiin kuin aivan heti tapahtuman jälkeen asioita arvioitaessa.
Palautteiden läpikäynnin lisäksi kannattaa laatia tapahtumasta loppuraportti/yhteenveto, johon kiteytetään helmet, kehittämisen paikat ja muut huomiot, joista on hyötyä seuraavalle samantyyppisen kurssin tai tapahtuman järjestäjälle.