Ilmoittautuminen, palaute ja kurssimerkinnät

Mitä ottaa huomioon ilmoittautumisessa. Miten tehdään hyvä kurssikirje. Entä miten keräät osallistujapalautetta. Lisäksi tässä tietoa yhteistyöstä Opintokeskus Siviksen kanssa ja kurssitodistuksista.

Ilmoittautuminen ja siihen liittyvät asiat

Toimita tapahtumakalenteriin ja ilmoittautumislomakkeelle tulevat tiedot työntekijällesi annettujen ohjeiden ja aikataulujen mukaan. Kevään tiedot kerätään loka-marraskuussa ja syksyn huhti-toukokuussa.

Tapahtumaa kannattaa markkinoida piirin somessa ja uutiskirjeiden kautta esimerkiksi lippukuntien ohjelma- ja pestijohtajille, akeloille, luotseille tai lippukunnanjohtajille. Tähän saat apua toimistolta.

Muista, että tapahtuman markkinointi on yksi tärkeimmistä asioita, kun halutaan houkutella väkeä mukaan. Panosta siis tähän!

Peruutusohjeet

Kurssinjohtaja ei ota vastaan peruutuksia, vaan ne pitää ohjata aina tekemään Partiotoimistolle!

Lue piirin peruutusohjeet piirin verkkosivuilta.

Kurssikirjeet

Kurssikirje pitää lähettää vähintään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa tai kurssia. Jos kurssissa on useita osioita, niin kannattaa muistuttaa osallistujia vähintään sähköpostilla ennen jokaista osiota. Kurssikirje lähetetään sähköisesti toimistolta.

Kurssikirjeessä kannattaa olla mainittuna ainakin seuraavat asiat:

  • Kurssin alkamis- ja päättymisaika sekä osoite ja ajo-ohjeet
  • Varusteluettelo
  • Mahdolliset ennakkotehtävät
  • Peruutusohjeet
  • Osallistujaluettelo (nimi, kotikunta, s-posti, puh.) kimppakyytien järjestämistä
    tai ennakkovalmisteluja varten niiden osalta, jotka ovat antaneet suostumuksen tietojen jakamiseen
  • Staabin/kurssinjohtajan/partiotoimistojen yhteystiedot
  • Muistutus ruokavalion paikkaansa pitävyydestä kurssin aikana
  • Mahdollinen teema tai kurssin muut erityisaiheet
  • Tieto Siviksen käytännöistä Koski-rekisterin ja todistusten suhteen.

Toimita sähköisesti valmis kurssikirje ajo-ohjeineen ja liitteineen toiminnanalan työntekijälle sähköpostitusta varten. Valmiita kirjepohjia ja ajo-ohjeita löydät piirin Jemmasta.

Osallistujapalaute

Suunnitelkaa miten keräätte koulutusrupeamista ja tapahtumista palautetta. Palautteen keräämiseen on olemassa valmiita pohjia. Kysy lisätietoja pestaajaltasi tai työntekijältä.

Yhteistyö opintokeskus Siviksen kanssa

Piiri hakee Opintokeskus Sivikseltä taloudellista tukea lähes kaikkiin kursseihin. Sen lisäksi koulutusjärjestelmään sisältyvät koulutukset on validoitu Opintokeskus Siviksen kanssa, joten osallistujien on mahdollista saada näistä kursseista virallinen opintopisteytetty todistus sekä merkintä valtakunnalliseen Koski-rekisteriin.

Yhteistyöstä ja raportoinnista Sivikseen huolehtivat piirin järjestökoordinaattorit. Kurssinjohtajan vastuulla on kurssiohjelman raportointi piiriin ennen koulutuksen alkua, sekä osallistujien informoiminen todistus- käytännöistä ja opintosuoritusmerkinnän saamisesta.

Kurssiohjelma

  • Sivikselle raportoidaan kurssiohjelma. Koulutuskokonaisuuksista ilmoitetaan kunkin moduulin koulutuspäivä kellonaikoineen.
  • Toimita alustava kurssiohjelma Partiotoimistolle viimeistään 2 viikkoa ennen kurssia. Kurssin jälkeen voi vielä tarvittaessa tehdä tarkennuksia tai korjauksia toteutuneen ohjelman mukaan.

Todistukset ja koulutusmerkinnät

Koulutuskokonaisuuden suorittamisesta annetaan osallistujille todistus. Todistuksen saamiseksi kaikkien osioiden ja moduulien tulee olla suoritettuna. Jos kurssilainen on esimerkiksi poissa jostakin kurssiosiosta, niin puuttuva moduuli tulee korvata esimerkiksi kirjallisilla tai suullisilla lisätehtävillä ennen todistuksen luovuttamista.

Todistuksen voi antaa myös kouluttajille tai muille tapahtuman järjestäjille, jos he ovat olleet aktiivisesti mukana kaikilla koulutusosioilla.

Koulutuksen suoritettuaan osallistuja saa Opintokeskus Siviksestä sähköpostitse ilmoituksen todistuksesta. Todistuksen voi tulostaa tai tallentaa itse Opintokeskus Siviksen järjestelmästä, eli opintopisteytettyjä todistuksia ei jaeta kurssilla. Alle 18-vuotiaille todistus lähetetään postitse. ROK-todistuskäytännöt on tarkemmin kuvattu omalla sivullaan.

Todistuksen lisäksi osallistuja voi saada muun kurssitunnuksen kuten pj-kursseilta wogglen tai tapahtumista tapahtumamerkin.

Kaikki suoritetut moduulit ja koulutuskokonaisuudet merkitään koulutuksen suorittaneille myös Kuksaan. Piirin työntekijä huolehtii koulutusmerkinnöistä ja todistuksista kurssinjohtajalta saamiensa tietojen mukaan.