Road to piirihallituksen kokoukseen

Koska kyseessä on viimeinen syksyni piirin varajohtajana ja seuraajalla olisi ehkä hyvä olla jonkinlainen kuva siitä, mitä suunnilleen pestiin kuuluu, ajattelin tällä kertaa perinteisen piirihallituksen kokouskuulumisten lisäksi kertoa myös, miten kokous näkyi pestissäni ennen ja jälkeen kokouksen. Edessä on pitkähkö postaus, joten jos olet kiinnostunut vain kokouksen annista, voit hypätä suoraan sinne.

Piirin varajohtajana pöydälläni on lähes jatkuvasti kaksi toimintasuunnitelmaprosessia: yksi, jossa seurataan käynnissä olevan toimintasuunnitelman toteutumista, ja toinen, jossa luodaan uutta toimintasuunnitelmaa. Näin on asia myös nyt. Samaan aikaan kun yritän tsempata toiminnanaloja ja tietysti erityisesti ministereitä saamaan maaliin käynnissä olevan toimintasuunnitelman tavoitteita, pidän huolen, että päivitämme kaksivuotistoimintasuunnitelmamme jälkimmäisen vuoden suunnitelmat syyskokoukselle vietäväksi.

Toiminnansuunnitelmien osalta syksyn ensimmäinen piirihallituksen kokous on merkittävä. Kesän aikana ryhmät ovat työstäneet toimintasuunnitelmia ja -kalenteria sekä budjetteja keväällä annettujen ohjeiden mukaisesti ja nyt on aika käydä läpi tehdyt päivitykset ja suunnitelmat. Samalla on aika tsekata kunnolla, mitä kuluneena vuonna ollaan jo saatu aikaan ja mitä pitäisi vielä tehdä, että tälle vuodelle asetetut tavoitteet saavutettaisiin jouluun mennessä. Niinpä kävin ennen piirihallituksen kokousta kunkin ministerin sekä ansiomerkki- ja yhteiskuntasuhderyhmän puheenjohtajan kanssa tunnin skypen nykyisen toimintasuunnitelman etenemisestä ja ensi vuoden toimintasuunnitelmasta. Yleensä nämä ovat hoituneet luottisseminaarissa ja pikaviestimillä, mutta Johtajatulien lyhentämän luottisseminaarin ja omien aikataulujen takia oli tällä kertaa helpompi käydä asiat läpi skypessä.

Viikko ennen jokaista piirihallituksen kokousta kokoontuu työvaliokunta, johon lisäkseni kuuluvat piirinjohtaja-Riina ja toiminnanjohtaja-Tommi. Nykyään useimmiten käymme nämäkin skypellä, mutta mahdollisuuksien rajoissa myös kasvokkain. Työvaliokunnassa käytännössä valmistellaan seuraavan piirihallituksen kokouksen esityslista. Toiminnanalat toimittavat työvaliokunnan kokoukseen mennessä toiveensa asioista, jotka esityslistalle pitäisi nostaa, ja esityksensä asioihin, joista haluavat piirihallituksen päättävän. Työvaliokunnassa käymme sitten läpi esityslistan sekä mietimme, kenellä on missäkin kohdassa esittelyvastuu ja mitä materiaalia päätöksenteon tueksi pitäisi saada ja kuka sen tuottaa. Työvaliokunnassa tulee usein vaihdettua muutenkin kuulumisia piirin tilasta ja arjesta.

Työvaliokunnan jälkeen piirihallitukselle lähtee kokouskutsu ja materiaalit kertyvät Jemmassa olevaan piirihallituksen työtilaan tutustuttavaksi ennen kokousta. Työvaliokunnan ja piirihallituksen kokouksen väliin jäävän viikon aikana ministerit, piirinjohtajat ja toimisto käyvät kirjaamassa toiminnanalojen, hallinnon ja toimiston kuulumiset yhteiseen kuulumistaulukkoon, josta kaikki voivat lukea kuulumiset jo ennen kokousta. Lisäksi kuulumiset käydään läpi jokaisen kokouksen Toiminnanalakuulumiset-kohdassa, johon kuluisi vaikka koko kokous. Taulukolla pyritäänkin lyhentämään kokousta, koska usein esityslistalla on muitakin paljon keskustelua vaativia asioita tai joskus esityslista on muuten vain pitkä.

Itse piirihallituksen kokousta pidettiin tällä kertaa syksyisessä Syöksynsuussa Hämeenlinnassa. Aluksi täytettiin vatsat ja nollattiin työpäivät syömällä järjestöpäällikkö-Helin valmistamaa ruokaa. Ruokapöydän ääressä keskusteltiin muun muassa soitinten vakuutuksista. Itselläni ei ole mitään hajua, mistä tämä keskustelu lähti, sillä taisin olla hakemassa juotavaa juuri silloin. Itse kokouksessa nuijaa heilutti tietysti piirinjohtaja-Riina ja sihteerinä toimi järjestöpäällikkö-Heli. Piirihallituksen jäsenten lisäksi paikalla oli työntekijöistä myös toiminnanjohtaja-Tommi ja aluepäällikkö-Lote.

Piirihallituksen kokouksen alussa käytiin läpi henkilökohtaiset ja toiminnanalojen kuulumiset. Kuulimme myös Ilves-piirileirin kuulumiset, jotka kertoivat, että staabipaikkoja on vielä hyvin jäljellä. Joten vink vink: viimeistenkin staabipestiä miettivien partiolaisten kannattaisi nopeasti aktivoitua ja olla yhteydessä Jaakkoon, että saadaan projekti käyntiin.

Näiden jälkeen siirryttiin ensi vuoden toimintasuunnitelmaan ja talousarvioon. Tässä kohdassa toimin itse esittelijä toiminnansuunnittelun osalta ja toiminnanjohtaja-Tommi esitteli talousarvion valmistumista. Kävimme kohdassa läpi toimintasuunnitelmaan tulevat päivitykset, toimintakalenterin ja talousarvion tilanteen. Vielä muutama päivämäärä lyötiin lukkoon ja Heli lupasi toimittaa kalenteriluonnoksen lippukuntiin lähipäivinä. Keskustelimme pitkään Yhteiskuntasuhderyhmän alle kuuluvasta kuntapäättäjien nokipannukahvituksesta, jonka myös laitoimme ensi vuoden kalenteriin ja johon toivomme lippukuntien innostuvan. Tämän toteuttamiseen piirillä on jo materiaali valmiina ja rahoitustakin on saatavilla. Lippukunnat kuulevat tästä aiheesta enemmän viimeistään kevään aluetapaamisessa. Päätimme myös, että ensi keväänä Hämeessä ei järjestetä Reissua, vaan toivomme lippukuntien reissaavan kesäkuussa Poriin Lounais-Suomen Partiopiirin järjestämään Framil-suurtapahtumaan. Tiedossa siellä on Suurjuhla ilman Suurjuhla-statusta.

Kuulumiset sekä toiminnan ja talouden suunnittelu lohkaisivatkin suurimman osan kokouksen ajasta. Lisäksi kuulimme palautetta Johtajatulilla olleesta luottisseminaari-aamupäivästämme ja tästä oppineena hahmottelimme tammikuun luottispäivän aiheita. Kuulimme, että vuosikirjan suunnitelmat on työn alla ja siirsimme kohdan seuraavaan kokoukseen. Saimme myös katsauksen päätonttu-Lotelta syksyn joulukampanjan askelmerkeistä. Aktiiviselle koulutusotteella ja kivalla palkinnolla toivomme pääsevämme vähintään viime vuoden tasolle, jotta lippukuntiin ropisee taas toimintatonneja.

Kävimme muissa asioissa läpi myös tulevaa ylimääräistä jäsenkokousta ja mietimme, miten puheenjohtajaehdokkaat ennen kokousta haastattelemme. Delegaation tähän kahden tunnin kokoukseen keräämme paikan päällä jo partion syyspäivien takia olevista hämäläisistä. Lisäksi esittelin Uudenmaan luonnosteleman A-jäsenaloitteen ”partion kasvun nostamiseksi Suomen Partiolaisten hallituksen agendalle ja toimintasuunnitelmaan 2018”. Piirihallituksen ajatukset aloitteen sisällöstä olivat hieman ristiriitaiset, joten piirinjohto valtuutettiin keskustelemaan aiheesta aloitteen tekijöiden ja muiden piirien kanssa, ennen kuin teemme päätöksen, lähdemmekö aloitteen allekirjoittajaksi.

Kokous kesti tällä kertaa noin neljä tuntia ja koteihin lähdettiin piirihallituksen hupparikuvan ottamisen ja nopean siivoamisen jälkeen vähän iltayhdeksän jälkeen.

Henna
piirin varajohtaja

PS. Piirinjohto vaihtuu syyskokouksessa marraskuussa. Katso pestit täältä ja lähde rohkeasti ehdolle. Tämä ei ole rakettitiedettä, mutta aikaa pesti vie juuri niin paljon kuin sille haluaa antaa.